Digitalización y Almacenaje en la Nube

4:30am Suena la alarma y te paras de la cama corriendo por que tienes que llegar al aeropuerto por un viaje de negocios, tardaste 1 semana en preparar la presentación para una de las empresas más importantes en el sector, y estas entusiasmado por impresionarlos y conseguir la venta más importante en tu vida. Llegas al aeropuerto tomas tu avión y en 3 horas ya estás en el Destino y a 30 minutos de la junta, llegas con tu cliente abres tu Laptop y al querer colocar tu USB para proyectar tu presentación recuerdas que la dejaste en el buro de tu casa y los detalles finales se quedaron ahí. Mis colegas lectores, algo así le paso a Drew Houston que 2 años después creo Dropbox, uno de los mas importantes repositorios de la actualidad, Drop Box es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y descargar en cualquier parte del mundo con solo estar conectado a cualquier red.

Me gusta iniciar el articulo describiendo que es la nube y qué significado tiene:

Técnicamente la nube, es el nombre que se le dio al procesamiento y almacenamiento masivo de datos en servidores que alojen (guarden) la información de un usuario, esto significa que hay servicios (algunos gratuitos y otros pagados), que guardarán tanto tus archivos como información en Internet. El almacenamiento en la nube básicamente te permite almacenar, administrar y respaldar en forma remota toda la información ingresada en el repositorio.

Bajando toda esta información a sus negocios, los servicios o servidores de la nube se enfoca sobre tres ejes principales: la optimización de los procesos de negocio, la mejora de la interacción con los clientes y proveedores, así mismo la capacidad de utilizar diferentes estrategias de negocio enfocadas en la tecnología actual.

Utilizar el almacenamiento de documentos en la nube nos brinda grandes ventajas como: acceso desde múltiples equipos -incluyendo móviles-, facilidad a la hora de compartir información, resguardo de la información prácticamente ilimitada y sincronización automática de los dispositivos.

Un ejemplo seria en el caso de los “CRM” (Customer Relationship Management) Estos software hace 10 años te obligaban a estar conectado a la red de la oficina forzosamente para acceder al “CRM” y cargar tus nuevos clientes en la oficina, esto por que el software estaba instalación sobre una RED única en la cual tenias acceso directo. Ahora la mayoría de los proveedores te dan la opción de un “CRM” en la nube donde puedes utilizar esta herramienta desde tu carro, desde el lugar del cliente tan solo con estar conectado a cualquier Red.

Ya sabiendo esto, tengo un dicho que es muy importante recalcar antes de inciiar un proceso de Digitalización inteligente.

“Digitalizar los documentos sin disponer de una herramienta para su almacenamiento y acceso es como comprar la gasolina de un coche que aún no tenemos.”

No solo es escanear y guardar los archivos en tu PC si no tener toda una solución de control y optimización del almacenaje. Lo primero que hay que plantearse ante la cuestión de si en tu negocio Digitalizar los documentos se esta haciendo de forma correcta. Si todavía no digitalizas tus documentos te recomiendo primero plantear la digitalización, almacenaje y administración proactiva del mismo para que en una sola herramienta generes todo el proceso y en un futuro no tengas que hacer un re trabajo

Quiero presentarles una de las mejores soluciones en los negocios de Digitalización y almacenamiento en la nube o servidor privado para PyMES y Corporativos “DocuShare” de Xerox, es una de las vías de acceso a la productividad digital, está ayudando a miles de organizaciones a trabajar de forma más efectiva, independientemente del tamaño, ya sean pequeñas, medianas (PYMES) o grandes empresas; así pueden:

• Capturar, indexar y almacenar contenido estructurado y no estructurado para facilitar la automatización y el uso posterior.
• Categorizar, organizar y administrar el ciclo de vida del contenido más importante de cada empresa.
• Promover la comunicación a través de herramientas de colaboración a nivel de contenido.
• Automatizar los procesos comerciales de uso intensivo de datos para poder tomar decisiones más efectivas y precisas.
• Asegurar datos sensibles mediante un acceso basado en usuario y en grupo, y automatizar la retención y la disposición.
• Acceder a contenido comercial fundamental, tanto en línea como sin conexión a Internet, a través de dispositivos móviles y de escritorio, ya sea en sus instalaciones o en cloud.
• Conectarse fácilmente con ERP y otros sistemas back-end de manejo de datos, lo que admite soluciones automatizadas basadas en datos.
• Integrarse de forma precisa con impresoras multifunción Xerox para lograr una transformación completa de papel a digital.

Beneficios de utilizar una solución de Digitalización y almacenaje.

• Costos más bajos al reducir el uso de papel, almacenamiento y eliminación de documentos, así como energía y envío
• Reducción de hasta el 80% del tiempo que demora encontrar información vital
• Cree flujos de trabajo que automaticen la aprobación y enrutamiento de los documentos
• Obtenga acceso a las versiones más recientes de los documentos en cualquier momento y en cualquier lugar
• Reduzca su impacto en el medio ambiente para cumplir con su metas ambientales
• Proteja sus documentos con niveles de acceso para múltiples usuarios y reglas de administración de contraseñas
• Sistema de creación, captura y administración de documentos “de principio a fin” al combinarlo con los escáneres o impresoras multifunción de Xerox

Saludos y hasta la próxima!