¿CONTROL Y AHORRO DE GASTOS DE IMPRESIÓN EN TU EMPRESA?

¿CONTROL Y AHORRO DE GASTOS DE IMPRESIÓN EN TU EMPRESA?

“No existe mejor ahorro de impresión que lo que no se imprime”

Estaba Juanita (La asistente del Director) realizando unos reportes de ventas mientras su jefe estaba dentro de la oficina, 10 minutos después el Director menciona a Juanita que saldrá 1 hora, Juanita espera a que salga del edificio, voltea a ambos lados y ahí es cuando abre un archivo de PDF que dice “Bloque 1 y 2 Colegio Antonio Machado 2017” manda a imprimir 200 Hojas a color de las tareas de su hijo.

Del otro lado de la oficina se encontraba nuestro conocido llamado Juan Pérez, que al no recordar que mando a imprimir la presentación a color de la junta de los directores lo manda de nuevo para no echarse dos vueltas a la impresora. 

Estimados lectores como dicen, esto pasa “hasta en las mejores empresas” sabemos que es imposible controlar el 100% de las impresiones que hacen en tu negocio, sin embargo, con un buen proceso realizado puedes generar políticas y reglas automatizadas a través de software de control de impresiones para hacer este porcentaje de merma y robo cada vez más bajo. La frase que siempre menciono es “No existe mejor ahorro de impresión que lo que no se imprime”

Iniciemos en desglosar el Significado y las funciones de un Software de control de costos en Impresión

Un software de control en impresión es una herramienta que permite a las organizaciones asignar costes por proyecto, departamento, usuario o códigos de cliente, o simplemente monitorizar de forma sencilla la utilización de las impresoras en red.

Esta aplicación integra accounting, balanceo de carga y gestión de colas de impresión en un solo interface multiplataforma que trabaja con redes simultáneamente. Funciona en uno o múltiples servidores de impresión. Las soluciones registran toda la actividad de impresión y ofrece una amplia variedad de funciones para calcular, distribuir y visualizar costes de impresión.

Características de un Software de control de costos.

• Autenticación automática a través del panel de los dispositivos de Impresión Xerox, OKI, Samsung, HP
• Accounting integrado en tiempo real para copiado e impresión
• Actualización inmediata del crédito por usuario de acuerdo con la aplicación centralizada y sus políticas de costes
• Diferentes métodos de autenticación (nombre usuario + password/número ID/número ID + PIN) así como impresión segura y Follow-Me
• Verificación individual de límites de impresión, permisos de usuario y códigos de cliente para cada sesión de copia o impresión
• Gestión eficaz de todos los dispositivos Pcounter Embedded, licencias y mantenimiento de software gracias a la consola integrada en la aplicación
• Poder controlar tus equipos de impresión de varias sucursales en diferentes estados en una sola plataforma.

Beneficios

• Reducción de costes de impresión
• Creas una cultura dentro de tu empresa en el ahorro y consumo de papel.
• Conservación de la confidencialidad de los documentos impresos
• Aumento de la disponibilidad de los sistemas de impresión
• Imputación de costes por usuario y departamento
• Tener personal con más sentido de ahorro en gasto de recursos
• Eliminación de los usos indebidos de las máquinas

Actualmente conozco mas de 10 empresas que manejan software de control de costos y Conforme va avanzando la tecnología estas soluciones han bajado mucho su costo y hasta algunos equipos tienen alguna solución gratuita dentro de la máquina.

Como lo mencione al principio no es solo de controlar un 6% de la perdida en impresiones personales o merma, si no el hecho de generar cultura dentro de tu empresa y que tu gente se sienta auditada y en sintonía con las bases de tu empresa.

Si tienen alguna duda pueden marcarme a mi celular o visitar mi sitio web www.integracionoptima.com  Hasta la Proxima!!

Omar Cantú

Director General

Integración Optima en Servicios.

Cel: 812-630-2676